Vigente desde el 15 de octubre de 2026. Responsable: ARCANEXIA SAS, NIT 902.044.625-4, Cr 28 A No. 63 B 06, Bogotá D.C., Colombia. Contacto: cesar@holagari.com.
1. Quién es el responsable
ARCANEXIA SAS, NIT 902.044.625-4, con domicilio en Cr 28 A No. 63 B 06, Bogotá D.C., Colombia, es la empresa que desarrolla y opera Gari. Para cualquier asunto sobre sus datos escriba a cesar@holagari.com.
ARCANEXIA actúa en dos papeles distintos:
- Responsable de los datos de quienes visitan holagari.com, se suscriben al newsletter, nos escriben a nuestros canales (correo o WhatsApp de ARCANEXIA) o son contactos comerciales de la compañía.
- Encargado de los datos que las empresas clientes cargan en Gari sobre sus colaboradores, candidatos y contactos. En ese caso la empresa cliente es la responsable, define para qué se usan los datos y es quien atiende primero las solicitudes de sus titulares; ARCANEXIA los trata solo por su cuenta y según sus instrucciones.
2. Qué datos tratamos
- De identificación y contacto: nombre, número de documento, correo, teléfono y cargo.
- De uso de la plataforma: inicio de sesión, avance en cursos, evaluaciones, documentos firmados y registros técnicos (dirección IP, navegador, fecha y hora).
- Laborales, cuando la empresa cliente usa los módulos de talento, nómina o seguridad y salud en el trabajo. Algunos pueden ser datos sensibles (por ejemplo, de salud en incapacidades o exámenes ocupacionales); se tratan solo con la autorización que la empresa cliente obtiene de su titular y con acceso restringido.
- De WhatsApp: número de teléfono, nombre de perfil, contenido de los mensajes y archivos que se envían al número conectado, y su fecha y estado de entrega.
3. Para qué los usamos
- Prestar el servicio de Gari a las empresas clientes: formación, gestión de personas, firma de documentos, seguridad y salud en el trabajo y demás módulos contratados.
- Responder y gestionar las conversaciones que llegan por WhatsApp, enviar avisos que la persona espera recibir (recordatorios de cursos, firmas pendientes, citas, códigos de acceso) y dar soporte.
- Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.
- Enviar el newsletter a quien se suscribió, con opción de retirarse en cualquier momento.
No vendemos ni alquilamos datos personales, y no los usamos para publicidad de terceros.
4. WhatsApp
Gari se conecta a la plataforma WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc. Cuando una persona escribe a un número conectado a Gari:
- El mensaje viaja por los servidores de Meta y llega a Gari para mostrarlo a la empresa dueña del número y, si ella lo activa, para que el asistente de Gari proponga o envíe una respuesta.
- Cuando el número también se usa en la aplicación WhatsApp Business del celular, Gari solo conserva el historial y los nombres de la libreta de los contactos de trabajo. Los chats que la empresa marca como personales se borran y lo que llegue después de ese contacto no se guarda.
- Solo se envían mensajes iniciados por la empresa a personas que dieron su número para recibirlos. Quien no quiera recibir más mensajes puede responder «no más mensajes» o escribir a cesar@holagari.com.
Meta trata estos datos también bajo sus propias condiciones: Política de WhatsApp Business.
5. Con quién los compartimos
Solo con proveedores que necesitamos para prestar el servicio, que actúan como encargados bajo contrato y con medidas de seguridad:
- Alojamiento y base de datos: Supabase (servidores en São Paulo, Brasil), Railway y Vercel (Estados Unidos).
- Mensajería: Meta (WhatsApp Business) y el proveedor de correo electrónico transaccional.
- Inteligencia artificial: OpenAI, para que los asistentes de Gari entiendan y redacten mensajes. Según sus condiciones para empresas, no usa esos datos para entrenar sus modelos.
Esto implica transmisión de datos fuera de Colombia, a países cuyos proveedores ofrecen niveles adecuados de protección o con los que existe contrato de transmisión, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. También entregaremos datos a autoridades cuando una norma o una orden judicial lo exija.
6. Cuánto tiempo los guardamos
Mientras dure la relación con la empresa cliente o con el titular y el tiempo adicional que exijan la ley (por ejemplo, la conservación de documentos laborales y contables) o la defensa ante reclamaciones. Cumplido ese plazo, los datos se eliminan o se anonimizan.
7. Sus derechos
Como titular puede, en cualquier momento y sin costo:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que dio.
- Saber cómo se han usado sus datos.
- Revocar la autorización o pedir que se borren, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite con nosotros.
8. Cómo ejercerlos
Escriba a cesar@holagari.com con su nombre, documento, el dato o la solicitud concreta y un medio de respuesta. Las consultas se responden en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Para borrar sus datos vea también Eliminación de datos.
Si sus datos los cargó la empresa donde trabaja o a la que se postuló, puede dirigirse a ella o a nosotros; si nos escribe, trasladamos la solicitud a esa empresa y le avisamos.
9. Seguridad
Usamos conexiones cifradas, control de acceso por empresa y por rol, contraseñas protegidas con funciones de un solo sentido, copias de respaldo y registro de accesos. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte sus datos, se lo informaremos a usted y a la Superintendencia de Industria y Comercio como exige la ley.
10. Cambios a esta política
Si cambiamos esta política de forma sustancial lo publicaremos aquí con su nueva fecha de vigencia y, cuando corresponda, lo avisaremos por los canales de la plataforma.